• Digitalizace

Každá pekárna i cukrárna chce, aby se k zákazníkovi dostalo čerstvé a kvalitní pečivo v pravý čas. Pečiva a dortíků musí být tak akorát – ne tolik, aby zbylo, a ne tak málo, aby regál zůstal prázdný. Plánování je klíčové, ale zároveň časově náročné. Navíc trendy se mění a sledovat je je nikdy nekončící úkol. Co ale dokáže „přidat těsto navíc“? Odpověď najdete v tomto článku.

„Za každou minutu věnovanou organizaci získáš hodinu navíc.“ – Benjamin Franklin

Nebudeme chodit dlouho okolo vykynutého těsta a hned prozradíme řešení naší hádanky. Je to digitalizace procesů a především jejich automatizace.

Digitalizace a automatizace výrazně snižují náklady a odstraňují rutinní činnosti, které tak neradi děláme. Každému přinesou více času – a ten pak můžeme věnovat důležitějším úkolům. Třeba plánování výroby, zásobování nebo marketingu.

Stále se setkáváme s mnoha firmami v různých odvětvích, které jsou digitalizací prakticky nepolíbené. Ano, někdo řekne, že už používá mobil, tablet nebo notebook, a tím je „zdigitalizovaný“. Jenže to je, asi jako kdybychom snědli pár zrníček kmínu a říkali, že jsme měli chleba.

Pro řadu firem je vrcholem digitalizace firemní e-mail a účetní systém. Přitom technologie, které dokážou automatizovat většinu administrativních činností, jsou na trhu už řadu let – a za rozumné peníze.

A jak s tím tedy souvisí ono „a přidá těsto navíc“? Jednoduše. Víc času na řízení pekárny znamená možnost rozšířit sortiment i síť zákazníků. A když se s tím spojí ještě snížení nákladů, dostáváme jasný výsledek: vyšší provozní zisk.

„Neztrácej čas tím, co může udělat stroj.“ – Elbert Hubbard

Řadě firem pomáháme zrychlit a automatizovat objednávkový proces. Dnes to často vypadá takto: zaměstnanci ručně vytvářejí požadavky na objednávku, které se někdy jednoduše, jindy složitěji schvalují. Pracovníci nákupu pak manuálně vytvoří objednávku v ekonomickém systému, ručně ji vloží do e-mailu a odešlou dodavateli. Účetní následně přepisují údaje z přijatých faktur zpět do účetního systému.

Neuvěřitelné je, že i dnes řada firem vytváří objednávky v excelu a přijaté PDF faktury si tiskne, aby je mohla postaru podepsat a schválit.

A přitom je řešení jednodušší, než si mnozí myslí. Zaměstnancům při vytváření elektronických požadavků na objednávku pomáhá číselník dodavatelů nebo zboží. Po schválení požadavku systém automaticky vytvoří objednávku, případně ji nechá jedním klikem založit odpovědným pracovníkem. Pak ji sám odešle dodavateli e-mailem.

Objednávky na suroviny, jako je mouka, cukr nebo koření, není třeba vůbec schvalovat – systém je podle stavu zásob vytvoří a odešle dodavateli automaticky.

Stejně tak přijaté faktury systém načte přímo z e-mailových schránek, rozpozná klíčové údaje, zajistí jejich elektronické schválení a záznam přenese do ekonomického systému. Faktury není třeba tisknout – jejich historii včetně samotného dokumentu ukládá systém sám bezpečně a důvěryhodně, což zároveň usnadňuje případné kontroly.

Těch několik papírových dokladů, které dorazí poštou, jednoduše zdigitalizujeme na multifunkční tiskárně.

„Nejlepší smlouva je ta, která šetří čas“

„Smlouva? Jedině písemně!“ – Mgr. Daniel Macek (časopis PEKAŘ CUKRÁŘ, 5/2025)

Tahle slova můžeme jen podtrhnout. Stejně jako lze automatizovat procesy, kde jsme objednatel, můžeme je automatizovat i v roli dodavatele. A opět rychle a s minimem papíru.

Poptávku přijatou e-mailem dnes dokážou systémy automaticky zpracovat, rozpoznat její předmět a předat ji do dalšího procesu. Pokud poptávka přijde telefonicky, zaevidujeme ji ručně. Systém ale na základě údajů připraví návrh nabídky, kterou po schválení automaticky odešle zákazníkovi.

V řadě případů ani není třeba poptávku a nabídku řešit – pokud máme smluvně nastavené podmínky, přijímáme rovnou objednávku. Stejně jako systémy rozpoznají údaje na faktuře, umějí je načíst i z objednávky. Elektronickou objednávku převezmou z e-mailové schránky, zaevidují ji a na základě údajů rozdělí úkoly do výroby.

Systém zároveň elektronicky archivuje všechny související dokumenty – vydané faktury, dodací listy a další. Pro vyšší průkaznost můžeme objednávku elektronicky potvrdit a vrátit zákazníkovi. A pokud ji elektronicky podepíše i on? To je teprve brilantní!

Za každým pečivem hledej mouku, za každou spoluprací smlouvu. Dodavatelské i odběratelské smlouvy dnes mohou být zcela v digitální podobě – ať je tvoříte vy, nebo protistrana. Interní připomínkování i schvalování zvládne systém a stejně snadno lze elektronicky podepsat objednávku i smlouvu. V celém procesu pak nenajdete jediný kousek papíru. Každý dokument je bezpečně a důvěryhodně uložený. Všechno probíhá digitálně – a počítat můžete jen úspory času.

Každý krok, který ušetří čas, je jako pec navíc

Závěrem si dovolíme vše ještě zjednodušit. Není nutné řešit všechno najednou a jako celek. Postupujte krok za krokem. Něco už možná máte vyřešeno – funguje to? Nechte to tak! Stejným způsobem pak můžete digitalizovat i další firemní procesy – například dnes čím dál populárnější bezpapírovou personalistiku, řízení interních dokumentů nebo výrobní dokumentaci.

Pekař nebo cukrář to má přece jen jinak než výrobce šroubků – regulace a požadavky jsou specifické. Co s tím? Dokážeme vám poradit i pomoci.

Budoucnost podnikání je digitální. Každý ušetřený krok je investicí do růstu a nových možností. Přidejte se k firmám, které mají více času na to, co je opravdu důležité – ať už jde o výrobu, zákazníky nebo rozvoj. Ozvěte se nám a pojďme společně péct váš úspěch.

Dagmar Pospíchalová, Martin Hanusek
RICOH Czech Republic, s. r. o.
+420 773 133 006, www.ricoh.cz