• Právní poradna

Od 1. ledna 2026 začala pro zaměstnavatele platit jedna z nejvýznamnějších změn v oblasti pracovně-právní a mzdové administrativy posledních let. Účinnosti nabyla podstatná část zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen „Zákon“), který má ambici zásadně zjednodušit pravidelné oznamovací povinnosti vůči státu. Místo dosavadní roztříštěné agendy, čítající zhruba dvacet různých hlášení, přichází jeden souhrnný výstup. V tomto článku se dozvíte, jaké změny nový zákon pro zaměstnavatele přináší, na co je vhodné se připravit a jaký význam má nařízení vlády č. 417/2025 Sb., které zákon provádí (dále jen „Nařízení“).

Co je to jednotné měsíční hlášení?

Samotný Zákon jednotným měsíčním hlášením rozumí elektronické podání, jímž zaměstnavatel vůči některým orgánům veřejné moci souhrnně plní své povinnosti sdělovat údaje o sobě a o svých zaměstnancích vyplývající mu ze Zákona nebo z jiného právního předpisu.

Jednotné měsíční hlášení se dělí na tři části: 1) souhrnnou, která obsahuje údaje o zaměstnavateli, 2) pojistnou, která obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem, a 3) individualizovanou, která se skládá z údajů vztahujících se k jednotlivým zaměstnancům a jejich zaměstnáním.

Podání jednotného měsíčního hlášení

Jak název napovídá, jednotné měsíční hlášení zaměstnavatel podává za každý kalendářní měsíc, a to ve lhůtě od 1. do 20. dne kalendářního měsíce bezprostředně následujícího po měsíci, za nějž se hlášení podává. Nepodání jednotného měsíčního hlášení ve lhůtě stanovené zákonem je přestupkem (viz níže).

Hlášení zaměstnavatel podává pouze elektronicky, a to prostřednictvím jeho datové schránky do datové schránky České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), elektronické aplikace portálu ČSSZ nebo datového rozhraní ČSSZ (tento způsob nelze použít pro plnění některých evidenčních povinností dle Zákona). Podání jednotného hlášení lze činit pouze k ČSSZ.

Obsah jednotného měsíčního hlášení

Obsahové náležitosti hlášení stanoví Zákon, v podrobnostech ale rozpracovává jednotlivé části hlášení Nařízení, které v přílohách stanoví zcela konkrétní údaje vykazované zaměstnavateli.

Typově jde zejména o identifikační údaje zaměstnavatele, údaje o pracovněprávních vztazích, mzdové a platové údaje, údaje významné pro sociální zabezpečení a údaje potřebné pro daňové a statistické účely, jež dosud zaměstnavatelé vykazovali samostatně vůči různým státním orgánům.

Tyto údaje budou následně sdíleny mezi tzv. uživatele údajů, kterými jsou Ministerstvo práce a sociálních věcí, ČSSZ, Územní správa sociálního zabezpečení (ÚSSZ), Institut posuzování zdravotního stavu, Úřad práce, některé orgány Finanční správy, Ministerstvo financí, Český statistický úřad a od 1. ledna 2027 i Ministerstvo spravedlnosti a Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy.

Evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců

Součástí nové úpravy je rovněž zavedení dvou samostatných evidencí – evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců.

Povinnost zaevidovat zaměstnavatele a mzdovou účtárnu

Do evidence zaměstnavatelů se povinně přihlašují všichni zaměstnavatelé podle Zákona, a to fyzické i právnické osoby od počátku 15. dne před předpokládaným dnem nástupu k výkonu práce jejich prvního zaměstnance do dne jeho nástupu k výkonu práce. Zaměstnavatelé se přihlašují pouze jednou při svém vzniku. Pro zaměstnavatele, kteří zaměstnávají zaměstnance před 1. dubnem 2026 a tato zaměstnání budou trvat alespoň 1. dubna 2026, platí lhůta k přihlášení se do evidence do 15. dubna 2026, nejsou-li již registrováni v registru zaměstnavatelů podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění účinném před 1. dubnem 2026.

V této souvislosti došlo k odstranění povinnosti zaměstnavatelů k přihlašování do registru zaměstnavatelů dle zákona o nemocenském pojištění, aby zaměstnavatelé neplnili tuto povinnost bez zřejmého důvodu dvakrát.

Zákon přináší i povinnost zaměstnavatele přihlásit (ve shodné lhůtě jako pro přihlášení do evidence zaměstnavatelů) každou jeho mzdovou účtárnu včetně okruhu zaměstnanců, pro které mzdová účtárna vede evidenci mezd či platů. Mzdovou účtárnou se rozumí mzdová účtárna podle zákona o nemocenském pojištění.

Změnu údajů zapsaných v evidenci zaměstnavatelů musí zaměstnavatel oznámit do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o takové změně dozvěděl.

Povinnost zaevidovat zaměstnance

Zaměstnance do evidence přihlašuje jeho zaměstnavatel nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Je tedy zachován stejný způsob přihlašování jako podle dosavadní úpravy v zákoně o nemocenském pojištění.

Změny evidovaných údajů o zaměstnanci musí zaměstnavatel oznámit do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy se o takové změně dozvěděl.

Sankce a přestupky

Pro zajištění plnění uvedených povinností Zákon vymezuje některé přestupky a sankce za ně. Zaměstnavatel, který nepřihlásí sebe či zaměstnance do evidence, se dopouští přestupku, za nějž lze uložit pokutu až 100 000 Kč.

Pokud zaměstnavatel nepodá hlášení včas, podá neúčinné hlášení nebo nepodá opravné hlášení, hrozí mu pokuta až 5000 Kč za každého dotčeného zaměstnance.

Odkdy bude třeba povinnosti plynoucí z nového zákona plnit?

Zákon má dělenou účinnost s tím, že jeho hlavní část nabývá účinnosti 1. ledna 2026, další části pak až 1. července 2026 či 1. ledna 2027.

Samotné povinnosti zaměstnavatelů budou nabíhat postupně, aby byl umožněn přechod na nový systém hlášení a byla zajištěna technická připravenost všech zúčastněných subjektů.

Od 1. ledna do 31. března 2026 sice právní úprava již formálně platí, avšak zaměstnavatelé ještě nepodávají hlášení ve standardním měsíčním režimu. Toto období je určeno pro registraci zaměstnavatelů a zaměstnanců, testování systémů a technickou přípravu.

Od 1. dubna 2026 dochází ke spuštění ostrého provozu systému. Zaměstnavatelé budou poprvé povinni podat jednotné hlášení za měsíc duben 2026, a to nejpozději do 20. května 2026.

Do 30. dubna 2026 se mohou zaměstnavatelé dodatečně registrovat a do 30. června 2026 budou mít povinnost zpětně doplnit hlášení za období leden až březen 2026.

Dalším milníkem je 1. červenec 2026, kdy se plně uplatní povinnost přihlašovat zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před jejich nástupem k výkonu práce a kdy se jednotné měsíční hlášení stane standardním a plně funkčním nástrojem nahrazujícím většinu dosavadních oznamovacích povinností zaměstnavatelů.

Závěr

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele představuje jednu z nejvýznamnějších změn ve mzdové a personální administrativě, jejímž cílem je nahradit dosavadní roztříštěné povinnosti jediným přehledným elektronickým podáním. Rok 2026 je klíčovým přechodným obdobím, kdy je vhodné prověřit interní procesy, mzdové a personální systémy i připravenost zaměstnanců, protože včasná příprava umožní snížit administrativní zátěž, předejít chybám a sankcím a plně využít výhod efektivnější komunikace se státní správou.

Mgr. Jakub Málek, managing partner
Mgr. Nikola Tomíčková, advokátní koncipientka
Ráchel Kouklíková, právní asistentka